> Vertragsklausel, nach der die Personalvermittlung das Honorar erstatten oder reduzieren muss, wenn der Kandidat innerhalb einer vereinbarten Garantiezeit ausscheidet oder entlassen wird.

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# Rückforderung

Auch bekannt als: Gebührenrückerstattung · Geld-zurück-Garantie · Ersatzgarantie

## Definition

Vertragsklausel, nach der die Personalvermittlung das Honorar erstatten oder reduzieren muss, wenn der Kandidat innerhalb einer vereinbarten Garantiezeit ausscheidet oder entlassen wird.

## So funktioniert es

Die Rückforderung schützt den Kunden, wenn eine Besetzung nicht hält. Sie ist als abgestufte Skala strukturiert: Beispielsweise eine 100 %ige Rückerstattung, wenn die Trennung innerhalb von 30 Tagen erfolgt, 66 % zwischen 31 und 60 Tagen sowie 33 % zwischen 61 und 90 Tagen.

Statt einer Geldrückerstattung kann eine Agentur eine erneute Suche ohne Zusatzkosten innerhalb eines vereinbarten Garantiezeitraums anbieten. Für die Verwaltung von Rückforderungen sind genaue Einstellungs- und Austrittsdaten sowie die geltenden Vertragsbedingungen erforderlich. Ein mit der Abrechnung verbundenes ATS kann bei entsprechender Konfiguration Gutschriften oder Nachbesetzungsabläufe unterstützen; welche Abhilfe geschuldet ist, ergibt sich weiterhin aus der Vertragsprüfung.

Streit entsteht häufig bei Klauseln, die bei der Unterzeichnung niemand genau gelesen hat. Welche Austritte einen Anspruch begründen, ob der Wegfall einer Stelle bei einer Restrukturierung eine Rückerstattung auslöst und ob die Garantie bei einer Nachbesetzung neu beginnt: Diese drei Fragen sollten im Vertrag geklärt werden, statt erst in einem E-Mail-Austausch neun Monate später.

Behandeln Sie Rückforderungen als operative Daten und als finanzielle Ereignisse. Erfassen Sie jeden Grund, vergleichen Sie Muster zwischen Kunden und Rollen und untersuchen Sie Onboarding, Tätigkeitserwartungen und Auswahlentscheidungen. Die einzelne Rückzahlung mag bereits fällig sein; dokumentierte wiederkehrende Ursachen können dennoch Verbesserungen ermöglichen, ohne Schuld vorwegzunehmen.

## Beispiel

Ein Kandidat kündigt am Tag 45: Der Rückforderungsmechanismus löst eine Rückerstattung von 66 % der Gebühr von 20.000 € aus, d. h. eine Gutschrift über 13.200 € für den Kunden.

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