> Vorlage zu „KI-Dokumente“: Ablauf, Beispiel und praktische Kriterien.

Source: https://hice.ai/de/blog/excel-and-csv-template-ai-document-tools-for-proposals-shortlists-and-reports
# Excel- und CSV-Vorlage: KI-Dokumentenwerkzeuge für Angebote, Vorauswahllisten und Berichte

## Auf dieser Seite

- Schritte und Prüfungen
- Ergebnis und Datensätze definieren
- Ein Pilot über den gesamten Ablauf
- Regeln, Ausnahmen und Arbeitskosten
- Den Ablauf in Hice umsetzen
- Den nächsten Schritt wählen

Die herunterladbare Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Datenorganisation und gemeinsame Teamregeln. Beispielzeilen sind simuliert. Definieren Sie Pflichtfelder sowie Kunden- oder Projektbeziehungen, bevor Sie echte Daten eingeben.

## Schritte und Prüfungen

| Datensatz | Kontext | Aufgabe | Kontext | Frist im ISO-Format | Notiz | Nächster Schritt | Verantwortlicher | Status |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| DEMO-01 | KI-Dokumente | TASK-01 | PROJECT-01 | 2026-01-12 | NOTE-01 | ACTION-01 | OWNER-01 | Entwurf |
| DEMO-02 | KI-Dokumente | TASK-02 | PROJECT-02 | 2026-02-12 | NOTE-02 | ACTION-02 | OWNER-02 | In Prüfung |

Importieren Sie die CSV in Excel oder LibreOffice mit UTF-8-Kodierung und Komma als Trennzeichen. Prüfen Sie Zahlentypen, ISO-Datumswerte und Kennungen. Passen Sie das Arbeitsblatt an und prüfen Sie die Feldzuordnung vor dem Import in eine Software.

## Ergebnis und Datensätze definieren

Bei diesem Thema beginnt die Prüfung mit Ursprungsdatensätzen, Textprüfung und Dokumentvorlagen.

Ein KI-Assistent interpretiert eine Anfrage; ein MCP-Konnektor stellt autorisierte Werkzeuge und Daten bereit. Eine Verbindung macht nicht jede Operation verfügbar. Bereitgestellte Werkzeuge, Nutzerrolle und notwendige Bestätigung bestimmen, was ausgeführt werden kann.

Beginnen Sie mit einer Suche innerhalb eines Kunden oder Projekts. Fordern Sie Kennungen und Quellen an, prüfen Sie das Ergebnis und testen Sie anschließend eine Änderung an einem Demonstrationsdatensatz. Prüfen Sie vorgeschlagene Felder vor der Bestätigung und den Datensatz danach.

## Ein Pilot über den gesamten Ablauf

Erstellen Sie ein Angebot aus Kundendaten und vergleichen Sie es mit der Quelle. Prüfen Sie die Beträge, die Version und die Überprüfung durch einen Menschen. Texterstellung und elektronische Signaturen sind getrennte Fähigkeiten.

Notieren Sie vor der Demo drei notwendige Ergebnisse und einen akzeptablen Kompromiss. Bewerten Sie gewonnene Zeit erst nach einer Messung auf gleicher Grundlage. Lassen Sie den tatsächlichen Verantwortlichen einen Zyklus abschließen und bewahren Sie Fehler, Korrekturen und Endergebnis auf. Bricht der Pilot mittendrin ab, identifizieren Sie das fehlende Modul, die Integration oder den Arbeitsschritt und halten Sie dies im Angebot fest.

## Regeln, Ausnahmen und Arbeitskosten

Legen Sie fest, wer Datensätze eingibt, korrigiert und freigibt. Testen Sie einen unvollständigen Datensatz, eine Dublette und eine Änderung nach Abschluss. Für die Entscheidung zählt, ob Daten samt Beziehungen exportierbar sind oder manuell rekonstruiert werden müssen. Erfassen Sie Lizenzen, Einführung, Teamzeit und Schnittstellenpflege getrennt.

## Den Ablauf in Hice umsetzen

Hice hält Aufgaben und Notizen im Kontext von Kunden, Projekten und Teams. Weisen Sie Arbeit, Prioritäten und Fristen zu und lassen Sie den KI-Chat eine Aufgabe vorbereiten. Der Vorteil ist, dass die Entscheidung zusammen mit der daraus entstehenden Arbeit erhalten bleibt.

## Den nächsten Schritt wählen

Öffnen Sie die zugehörige Lösung, prüfen Sie die Preise für Ihren Markt und testen Sie den Fall mit Ihren Datensätzen. Nutzen Sie die Vorlage als Prozessreferenz und die Länderrangliste, um weitere Angebote der Kategorie zu erkunden.

KI-Dokumente · Tarifübersicht · ATS / CRM / PSA

Simuliertes Beispiel

| Datensatz | Kontext | Aufgabe | Kontext | Frist im ISO-Format | Notiz | Nächster Schritt | Verantwortlicher | Status |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| DEMO-01 | KI-Dokumente | TASK-01 | PROJECT-01 | 2026-01-12 | NOTE-01 | ACTION-01 | OWNER-01 | Entwurf |
| DEMO-02 | KI-Dokumente | TASK-02 | PROJECT-02 | 2026-02-12 | NOTE-02 | ACTION-02 | OWNER-02 | In Prüfung |

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